Muuttaako korona maksujen käsittelyä logistiikka-alalla?

Jos laskun maksuaika on umpeutunut eikä maksua kuulu, kansainvälinen perintäpalvelu voi auttaa asiakkaita saamaan rahansa. Yli 86 prosentissa kaikista tapauksista perintä onnistuu. TIMOCOMin asianajaja ja perintäpalvelun johtaja Alexander Oebel kertoo haastattelussa, miksi kyseinen palvelu toimii niin onnistuneesti. Lisäksi hän luo katsauksen logistiikka-alan nykyiseen maksu-uskollisuuteen ja antaa neuvoja siitä, mitä maksujen käsittelyssä tulisi ottaa huomioon.

Alexander Oebel, kuvaile lyhyesti työtehtäviäsi.
Vastaan TIMOCOMilla oikeudellisista asioista, erityisesti perintäpalvelusta. Keskeistä työssäni on asiakkaiden välisten erimielisyyksien selvittäminen ja yrityksen oikeudellisten etujen käsittely.

 

Pääsemmekin aiheeseen: Mikä tekee TIMOCOMin perintäpalvelusta niin erityisen?
…saatavien hallinnan nopea täytäntöönpano ja puolueettomuus kaikkia osapuolia kohtaan. Kun sopimuspuolten välillä on erimielisyyksiä – ja vielä valtioiden rajoja ja kielimuureja – autamme heitä, jotta he voisivat kohdata toisensa markkinoilla ammattimaisesti vielä huomennakin. Asiakkaamme ovat helpottuneita tietäessään, että heillä on puolellaan luotettava kumppani, joka pystyy voittamaan tällaiset esteet.

 

Mitä esteet ovat?
Kokemuksen perusteella ne eivät ole välttämättä luonteeltaan oikeudellisia ongelmia. Usein kyse on viestinnän vaikeuksista. Ne ovat periaatteessa inhimillisiä asioita – pikkuseikkoja, väärinymmärryksiä, ihmisten tai kielten välisiä muureja. Tällaisissa tapauksissa kansainvälinen tiimimme voi olla avuksi 27 kielellä. Logistiikka- ja kuljetusalaan erikoistuneena pystymme puuttumaan ongelmaan ilman kiertoteitä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Perintätoimiston puoleen käännytään usein silloin, kun velallisesta ei kuulu mitään ja yhteydenpito kangertelee. Puolueettoman välittäjän roolin ansiosta pystymme palauttamaan velkojan ja velallisen välisen viestintäyhteyden. Tätä varten tarkastelemme tapauksia asiakirjojen perusteella ja pystymme näin ratkaisemaan avoimet kysymykset tosiasioiden pohjalta. TIMOCOM on sitoutunut kaikkien logististen prosessien käsittelyn yksinkertaistamiseen, ja siihen kuuluu myös säännöllinen maksuvirta.

 

Miten korona on muuttanut kuljetusyritysten taloudellista tilannetta?
Korona on vaikuttanut eri aloihin hyvin eri tavalla. Markkinatilanne on muuttunut. Joidenkin tavaroiden kysyntä on lisääntynyt ja joillakin toisilla ei ole lainkaan kysyntää. Kuljetusyritykset ja huolitsijat, joilla oli aikaisemmin laaja asiakaskanta, ovat joutuneet poistamaan monia toimeksiantajia listoiltaan. Sellaisten kuljetusyritysten, jotka toimittavat esimerkiksi elintarvikkeita, WC-paperia ja nyt viimeisimpänä rokotteita, palvelujen kysyntä on kasvanut. Logistiikka- ja kuljetusyritystenkin on kuitenkin ainakin väliaikaisesti täytynyt minimoida kulunsa esimerkiksi vähentämällä käytettävää kuljetuskalustoa tai lyhentämällä joidenkin työntekijöiden työaikaa. Se, miten pitkälle valtiontuki riittää paikkaamaan koronan aiheuttamia menetyksiä, jää nähtäväksi. Jokaisella yrityksellä on näet hyvin yksilöllinen kulurakenne.

 

Onko logistiikka-alan maksu-uskollisuus muuttunut vallitsevan tilanteen vuoksi?
Markkinoilla ollaan aikaisempaa varovaisempia. Kärsivällisyys palvelujen ennakkomaksussa on vähentynyt logistiikka-alalla. Jos aikaisemmin toimeksisaaja oli hoitanut yritykselle useita kuljetuksia, yleinen käytäntö kuljetussektorilla oli maksaa useita laskuja yhteen niputettuna. Jos sitten maksuja jäi saamatta, myös saatavat koottiin yhteen ja välitettiin perintäpalvelun hoidettavaksi.

Tämän korona-aika on muuttanut. Toimeksisaajat eivät odota maksujen laiminlyöntien kanssa enää niin pitkään maksuajan umpeuduttua, vaan toimittavat maksamattomia laskuja perintään aikaisempaa useammin yksittäin. Kaiken kaikkiaan maksu-uskollisuuden voidaan kuitenkin todeta lisääntyneen, mikä on suotuisaa yritysten kannattavuudelle.

 

Mitä toimia kuljetus- ja logistiikkayrityksissä vielä tarvitaan niiden kuljetusprosessien optimoimiseksi ja kannattavuuden parantamiseksi?
Joitakin ongelmia voidaan ennaltaehkäistä. Monilla logistiikan osa-alueilla kuljetuksen taustalla toimivat prosessit ovat vielä analogisia. Tämä tekee asioiden käsittelystä periaatteessa varsin virhealtista.

Tavara täytyy siirtää paikasta A paikkaan B. Se on fyysinen prosessi, jota ei voi korvata – mutta sitten se etenee yleensä analogisesti. Tavaran vastaanotto kuitataan lähetyslistaan. Tästä alkaa prosessi, joka on hidas ja virhealtis, erityisesti kun kuljetusketjussa on joskus neljä viisi alihankkijaa. Vastaanotto kuitataan rahtikirjaan ja tosite toimitetaan eteenpäin – jokaiselle mahdolliselle toimitusketjuun kuuluvalle. Perinteisessä CMR:ssä (eli kansainvälisessä rajat ylittäviä maantiekuljetuksia koskevassa sopimuksessa) on neljä sivua. Se on pääasiallinen todisteasiakirja suoritetusta kuljetuksesta ja näin ollen toimitussopimuksen täytäntöönpanosta. Kaikki kuljetusketjussa mukana olevat haluavat sen vuoksi CMR:stä mieluiten alkuperäisen kappaleen.

Tämä toimitustosite lähetetään kuitenkin harvoin välittömästi toimeksiantajalle, sillä tosite on kuljetusautossa ja kulkee usein mukana vielä kuljetuskierroksen loppuun saakka, ennen kuin kuljettaja palaa toimistolle. Niinpä kirjanpitoon tarvittavat tositteet tulevat perille heti viiveellä ja viivästyttävät toimeksiannon maksamista. Tällaisessa toiminnassa on vielä vaarana, että rahtikuitteja ei toimiteta asianmukaisesti kuljetusyritykselle. Jos postitse lähetetty alkuperäinen asiakirja katoaa matkalla, kuljetuksen toteennäyttö on hankalaa. Seurantaan ei useinkaan hyväksytä kopioita. Kaiken tämän myötä muodostuu pitkä viestintäketju, joka voi tuoda mukanaan ongelmia. Avun voi tuoda digitaalinen asiakirja.

 

Mitä muuta apua digitalisoinnista voi olla logistiikka-alalle nykyisessä tilanteessa?
Siirtyminen sähköiseen asiakirjojen hallintaan voi hyödyttää logistiikka-alaa erityisesti nykyisessä tilanteessa, koska myöskään kuljetusyritysten ja huolitsijoiden toimistoilla ei ole enää jatkuvasti henkilöstöä paikalla esimerkiksi kotitoimistosta tehtävän etätyön vuoksi. Tällöin paperiasiakirjojen vaihtaminen vaikeutuu entisestään. Sitä vastoin digitaalisesti hallinnoituja asiakirjoja voidaan käsitellä sitäkin nopeammin. Oikeuskäytännön näkökulmasta sähköisten tositteiden käytölle ei ole esteitä. Monet eivät tiedä, että myös skannattu tai kopioitu asiakirja on oikeudessa todistusvoimainen. Verotusta varten kuljetusasiakirjat säilytetään useimmiten joka tapauksessa digitaalisessa muodossa.

 

Voitaisiinko tämä vaihe siis sisällyttää prosessiketjuun jo aiemmin?
Kaikki toimeksiantajat pohtivat kysymystä, onko tavara saapunut turvallisesti perille. Vastauksen siihen voi yhtä hyvin antaa skannattu asiakirja. Neuvoni: Jokaisessa prosessissa tulisi tarkastella, onko sähköinen asiakirjaversio mahdollinen ja jos on, sopia niiden käytöstä heti alusta alkaen. Sovitun maksuajan kuluessa voidaan esimerkiksi käyttää sähköistä versiota, millä mahdollistetaan tiedustelut, vältetään viestintään liittyvät epäselvyydet ja saadaan maksuajat rullaamaan sujuvasti. Alkuperäinen asiakirja voidaan lähettää tarvittaessa jälkeenpäin postitse. Kummankin osapuolen tavoitteena tulisi olla maksuprosessin pitäminen mahdollisimman lyhyenä. Se säästää aikaa, rahaa ja hermoja.

Arvelen, että korona-aika lisää kuljetusten sähköistä käsittelyä entisestään. Logistiikka-alalla on nimittäin vielä paljon prosesseja, joiden digitalisointia voidaan tehostaa. Niihin kuuluu myös maksutoiminta.

 

Onko sinulla vielä avoin saatava? Tee TIMOCOMille perintäpalvelutoimeksianto helposti verkossa ja katso sen kustannukset etukäteen palkkiolaskurista.

Tee nyt perintätoimeksianto

 

Tästä löydät vielä lisää kiinnostavia linkkejä:

Perintään liittyvä menestystarina:Mega Pol Trans hyödyntää TIMOCOMin kansainvälistä perintäpalvelua

Miten tärkeä digitaalinen verkosto on logistiikan tulevaisuudelle?

Näin suunnittelet omien tuotteiden kuljetuksen yksilöllisesti ja tietoon perustuen